Čak i ako se u posljednje vrijeme osjećate preplavljenim svojim poslom, može biti teško izraziti svoje osjećaje šefu ili saradnicima.
Uzimanje više zadataka uz uobičajene zadatke može se činiti i kao najbolji način da se dokažete i pokažete koliko ste sposobni i odgovorni, no ako radite puno toga istovremeno, izrazito je teško išta od pojedinačnih zadatak privesti kraju.
Odvojite vrijeme kako biste taktički procijenili sve što vam je potrebno da biste dovršili posao i organizirajte svoj radni dan u smislu koji zadaci zahtijevaju više vremena, kao i što treba odmah napraviti, a što može pričekati.
Ovo su tri strategije koje će olakšati organizaciju i omogućiti vam da ne zaostajete s poslom:
Veliki projekt razlomite u manje zadatke s rokovima koje ćete si sami zadati
Najvažniji posao koji trebate obaviti za svoje poslovanje vjerojatno se nalazi u nekoliko projekata koji se otežu tjednima, ako ne i mjesecima. Ipak, vaš impuls je vjerojatno da ćete dati prednost zadatku koji će se dogoditi za dva dana, umjesto projektu koji treba biti gotov za tri mjeseca. Ali što ako zadatak koji treba biti gotov za dva dana iziskuje posao od pola sata, dok projekt za tri mjeseca kasni već dvije sedmice i za to će trebati 40 sati rada tjedno da ga privedete barem blizu kraju?
Godišnji izvještaj Instituta za upravljanje projektima pokazuje da tvrtke svake godine izgube 12 posto svog ulaganja u projekte zbog slabog učinka. To je dijelom zato što voditelji projekata i osoblje ometa iluzija da imaju puno vremena, a ustvari ga nemaju. Da biste to izbjegli, razdijelite projekt na mini zadatke i dodijelite svakom rok kada treba biti dovršen. Iako projekt treba biti gotov za tri mjeseca, ako jedan od zadataka trebate obaviti već danas i on je veći prioritet od d petominutnog zadatka koji treba biti gotov sutra.
Planirajte unaprijed
Napravite listu zadataka. S obzirom na to da svakog dana ne možete obaviti sve što se od vas očekuje, neka vas svakoga dana dočeka lista sa svim zadacima koje trebate obaviti. To će vam olakšati posao i nećete morati gubiti vrijeme. Lista zadataka vam omogućava da se odmah uhvatite posla, a ne da provedete sat vremena razmišljajući šta morate obaviti.
Posljednjih petnaestak minuta radnog vremena, iskoristite za planiranje unaprijed. Mnogi izgube dosta vremena samo dok razmišljaju o tome koji im je sljedeći zadatak. Svakoga dana napravite rezime obavljenih poslova te sastavite popis obveza za sutrašnji dan. Ako imate popis, svakoga dana možete organizirano krenuti u izvršavanje svojih obveza. Također, koristite podsjetnike - oni su velika pomoć u trenucima pretrpanosti poslom.
Nemojte zanemariti pauze
Mnogi zanemaruju pauze ako se nađu u situacijama kada trebaju obaviti dosta posla. Čak i kada imate najviše posla, priuštite sebi kratki odmor. Sigurno ne možete sebi dopustiti da uzmete pauzu od sat vremena, ali napravite kratki odmor da na trenutak odmaknete misli od posla te dobijete nazad dio energije. Kratka pauza vam može pomoći da uspješnije završite sve poslove. Možete se relaksirati i kroz vježbu, obrok, uz TV...
